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自主上映会開催の流れ
映画「スクール・オブ・ナーシング」の自主上映会開催をご検討いただきありがとうございます。ここでは、自主上映会をはじめて主催される方にも分かりやすく、自主上映会開催に関する流れを説明します。「ちょっと難しいかな・・・」「なにかと面倒かも・・・」と思われるところもあるかもしれませんが、「いつ、何をするか、何が必要か」さえ押さえておけば自主上映会はどなたにでも開催できます。一つ一つ丁寧に説明していますので少し長くなりますが、難しく考えずにまずは最後までご一読ください。
※過去に自主上映会を主催された経験のある方は、「開催の詳細」へお進みください。
《自主上映会開催に関する流れ》
  • 上映の企画・仮予約(開催日の6ヶ月~3ヶ月前)
  • 会場の予約・上映会開催に関する各種申し込み(開催日の3ヶ月~1ヶ月前)
  • 上映会の詳細決定・宣伝(正式な申し込みの後~開催日の1ヶ月前)
  • 物販の申し込み・宣伝の強化(開催日の1ヶ月前~直前)
  • 上映素材の再生チェック・進行台本の作成(開催日の1週間~3日前)
  • 最終確認・上映会の開催(開催日前日および当日)
  • 上映素材の返却(開催日の翌日中)
  • 上映報告・物販商品の返送・精算および決済(開催後1週間以内)
※時期はあくまでも目安です。開催日まであまり時間がない場合もご相談ください。
1.上映の企画・仮予約(開催日の6ヶ月~3ヶ月前)
仲間を集め、輪を広げましょう
ご友人やお知り合い、職場の仲間など、身近な人たちに働きかけ、上映会を主催するグループを作りましょう。上映会開催経験のあるメンバーがいると大きな力になってくれます。「~~実行委員会」や「〇〇を上映する会」など、グループの名称と代表者を決めておけば、会場予約などの交渉時にスムーズです。上映会に関心を持ちそうな地域の団体(看護協会や社会福祉協議会、教育機関など)や他のグループにも働きかけましょう。
※自主上映会の開催を提案する際にはこちらのチラシをご利用ください。(ダウンロードはこちら
上映規模を決めましょう
グループ内で話し合い、何人ぐらいの動員を目標とするか決めましょう。例えば動員目標を1,000人とした場合、実現できれば入場料収入は増えるかもしれませんが、その分上映素材費(基本料金+動員による追加料金)や会場費、宣伝費なども大きくなることが予想されます。はじめは小さめの会場で満席を目指し、その後、会場規模を大きくしていくというのも一つです。動員を見込める無理のない規模で開催し、赤字にならないように工夫することが大切です。
上映日時を検討し、仮予約をしましょう
宣伝期間などを考慮し、いつ頃、どの地域で上映会を開催したいのか、大まかな目安をつけたうえで上映素材の空き状況を確認し、仮予約をしてください。劇場公開や他の自主上映会との兼ね合いから、ご希望の時期・地域での上映会は開催が難しいことがあるかもしれません。その場合は開催日程の調整をお願いすることがありますが、特に問題がなければ仮予約が完了となります。
※仮予約については「開催の詳細」、「お問い合わせ・仮予約・お申し込み」をご確認ください。
2.会場の予約・上映会開催に関する各種申し込み(開催日の3ヶ月~1ヶ月前)
会場を選び、予約しましょう
仮予約後、動員目標にふさわしい規模の会場を選び、ご希望の日程で利用可能であれば会場を予約しましょう。会場選びの際には、DCP(デジタル・シネマ・パッケージ)やBlu-rayディスク、DVDのいずれかで上映が可能かどうか、上映機材(再生機器、プロジェクター、スクリーンなど)や音響設備は揃っているかなどの確認に加え、アクセスの良さや駐車場の有無など、主催者と観客両方の立場から検討してみてください。
※会場に適切な上映機材や音響設備がない場合は、会場の映写担当者と相談しながら早めに機材を準備しておくと安心です。
※上映素材については「開催の詳細」をご確認ください。
上映会開催の申し込みと宣伝素材の発注をしましょう
会場が確保できたらいよいよ正式な申し込みです。上映会開催の申し込みをしましょう。その際、必要があればチラシやポスターなどの宣伝素材も同時に発注してください。
※申し込み方法や宣伝素材については「開催の詳細」をご確認ください。
※上映会開催の申し込みは開催予定日の30日前まで受け付けていますが、充分な宣伝期間を確保するためにもなるべく早めにお申し込みください。
※宣伝素材は追加発注も可能です。まずは現実的に貼れそうな枚数、配れそうな枚数でご注文ください。
舞台挨拶や講演会の申し込み
上映会前後に監督や原案者(元看護専任教員)、プロデューサーなどによる舞台挨拶や講演会を希望される場合は、内容について事前にご相談ください。希望されるゲストのスケジュール確認や講演依頼などを製作委員会が代行いたします。謝礼(講演料)や交通費・宿泊費などを別途ご負担いただきますが、まずはお気軽にご相談ください。
※依頼するゲストのスケジュールによってはご希望に添えない場合もありますので、あらかじめご了承ください。
※舞台挨拶や講演会が決定した場合は、なるべく早く交通手段の確認や宿泊先の確保をおこなってください 。
3.上映会の詳細決定・宣伝(正式な申し込みの後~開催日の1ヶ月前)
上映会の詳細を決定しましょう
会場や上映素材を予約し、開催日程が決まったら、上映会の詳細を決めていきます。開場時刻、開映(上映開始)時刻を決め、入場料金を設定します。収支の予算立てをし、上映にかかる経費と目標動員数を元に一人あたりの入場料金を決定します。学生料金やこども料金を設ける場合は特に慎重にシミュレーションしましょう。
※予算立てについては以下の主な収支例を参考に、主催される皆さまでの協議・検討をおすすめします。
(主な収入例)1.入場料収入(チケット収入)2.物販収入 3.協賛金・助成金 4.その他
(主な支出例)1.上映素材費 2.会場費・機材費 3.宣伝費 4.講演会などにかかる費用 5.その他
※支出の大きな割合を占めるのが上映素材費(基本料金+動員による追加料金)と会場費です。自主上映会をはじめて主催される方は、動員を見込める無理のない規模で開催し、赤字にならないように工夫することが大切です。
会場の下見をしましょう
予約した会場を実際に訪れ、入り口やロビーの広さ、客席への入り口、トイレの場所などを確認しておきましょう。開催当日の受付や物販コーナーのレイアウトなどをイメージしやすくなります。会場の担当者と打ち合わせをし、テーブルや椅子、マイクなどの付帯設備や、ポスターや展示物の設置場所などを確認してください。万が一足りない機材があった場合は忘れずに準備してください。
宣伝材料を準備しましょう
上映会開催の申し込み時に宣伝素材の発注をされた方には、製作委員会より宣伝素材(チラシ・ポスターなど)を発送します。チラシには「下白あり」と「下白なし」の2種類があります。下白ありのチラシには、表面の下部に余白部分がありますので、そこに上映会の日時、会場情報、料金、主催者名や問い合わせ先などの情報を刷り入れたり、印刷したラベルシールを貼付するなどして、主催者様側で開催情報を記載することができます。用途に合わせてお選びください。ポスターにも同様の情報を記載したシールや紙を貼ると分かりやすいです。
※チラシの種類については「開催の詳細」をご確認ください。
※独自にチラシやポスターを作成される際は、ご希望に応じて使用可能な画像やロゴデータを無料で提供いたします。この場合は印刷前に内容を確認させていただきますのでご了承ください。
宣伝計画を立て、宣伝しましょう
チラシやポスターを設置したり、貼ったりしてくれる場所を確保しましょう。よく行くお店や喫茶店、居酒屋などにお願いしてもいいかもしれません。お住まいや会場がある市区町村や商店街から後援を取りつけることができれば、宣伝に協力してくれる施設や店舗も一気に増えるはずです。広報誌などへの告知も可能となります。マスコミにも働きかけてみてください。新聞の文化面や地域情報面の他、地域密着型のタウン誌やフリーペーパーなどで情報掲載をしてくれるかもしれません。FacebookやTwitterなどのSNSを使ったインターネット上での告知も力を発揮します。そして、口コミが何よりも大きな宣伝となります。熱意をもって何でもやってみましょう!
前売りチケットを販売しましょう
前売りチケットがある場合には、上映会開催日の2ヶ月~1ヶ月前を目安に販売を開始しましょう。チラシやポスターの設置で特に協力的だった店舗などではチケット販売を引き受けてくれるところもあるかもしれません。主催者様メンバーや店舗がそれぞれ5枚の販売を引き受けてくれた場合、30人(店舗)で150人、50人(店舗)で250人の動員が見えてきます。当日チケットのみの場合、開催当日までどれくらいの動員があるかハラハラしてしまいますが、前売りチケットを売ることである程度の動員予測ができるようになります。モチベーションの向上にも繋がりますのでぜひご検討ください。
4.物販の申し込み・宣伝の強化(開催日の1ヶ月前~直前)
物販を検討しましょう
映画関連グッズの物販も可能です。委託販売形式のため、在庫を抱える必要はなく、売れ残り分は返送が可能です。卸価格での精算とさせていただきますので、販売価格との差額は主催者様の収益とすることができます。ぜひご検討ください。
※送料については、発送時は製作委員会負担、返送時は主催者様負担となりますのであらかじめご了承ください。
※現在、物販商品のご注文は受け付けておりません。受付を開始する際には改めてお知らせいたしますので、どうぞご理解のうえご了承ください。
保証金を振り込みましょう
開催日の2週間前頃を目安に、保証金として基本料金の50%を指定の銀行口座にお振込みください。お振込みの確認後に、製作委員会より指定のご住所宛に上映素材を発送いたします。
※保証金については「開催の詳細」をご確認ください。
宣伝を強化しましょう
上映会に向けての意識が高まり、動員拡大への期待が膨らむのは開催日のおよそ2週間前からです。2ヶ月前には「先の予定はちょっと分からない」と言っていた方も、「10日後なら都合がつけられそう」となっているかもしれません。宣伝や前売りチケットの販売を強化し、開催当日の動員に繋げられるようギリギリまで働きかけましょう。
5.上映素材の再生チェック・進行台本の作成(開催日の1週間~3日前)
再生チェックをしましょう
保証金のお振込み確認後、開催日の1週間前頃を目安に、申し込みのあった上映素材を製作委員会から指定のご住所宛に発送いたします。到着後できるだけ早い時点で再生チェックを行ってください。上映素材と再生機器の相性によっては、動作しない、途中で止まる、ノイズが発生するなどの問題が起こることがあるようです。
※再生チェックについては「開催の詳細」をご確認ください。
進行台本を作成しましょう
当日のタイムテーブルとなる進行台本を作成しましょう。スタッフの集合時間、役割分担、準備の手順、受付開始や開場・開映時刻、MC(司会)の挨拶内容や来賓の紹介順など、どの時間に何が行われるのかがすぐに分かる台本になるよう心がけてください。しっかりとした台本であれば、当日の不測の事態にも対応がしやすくなります。事前にスタッフと共有し、修正を重ね、MC(司会)担当者と読み合わせをするなど、練り上げていくことも大切です。
6.最終確認・上映会の開催(開催日前日および当日)
開催前日の最終確認をしましょう
配布資料や展示資料の準備、当日のスタッフの流れなどをシミュレーションしてみてください。スタッフの役割は主に受付(チケットもぎり)、当日券販売、物販、会場内整理や誘導、MC(司会)などです。当日券販売窓口や物販コーナーで必要になる釣り銭や領収書の準備はできているでしょうか。MC(司会)や主催者・来賓のあいさつなど、進行は確認できていますか?
さぁ、いよいよ上映会の開催です
受付や物販コーナーのレイアウト、ポスター・チラシの掲示など、会場の準備を済ませましょう。会場で改めて再生チェックをし、映写や音量の最終確認をしておくと安心です。また、開場時刻の前にスタッフでミーティングをしましょう。少しでも疑問に感じていることはこの場で確認し、不安をなくしてからお客様を迎え入れるようにしてください。多少の混雑にも怯むことなく、スタッフ全員で力を合わせて乗り切りましょう。アンケートを実施してみるのもオススメです。上映会終了後、きっと「とても楽しかった!」「いい上映会だった」「またやって欲しい!」といった感想が寄せられるはずです。上映会が終わったあとは、会場の片づけなども忘れずに。
7.上映素材の返却(開催日の翌日中)
上映素材を返却しましょう
上映会開催日の翌日中に速やかに製作委員会宛に返送してください。直近で次の上映会が決まっている場合があります。各地で楽しみにしている方たちに一刻も早く上映素材をお届けするためにも、返却期日は厳守でお願いいたします。
※上映素材の返却については「開催の詳細」をご確認ください。
8.上映報告・物販商品の返送・精算および決済(開催後1週間以内)
上映報告書を作成・提出しましょう
上映会終了後、上映報告書に最終的な動員数をご記入のうえ、1週間以内に製作委員会宛に送付してください。到着後、製作委員会で上映素材貸出料金を精算し、請求書を作成・送付させていただきます。請求書には上映素材貸出料金の他、宣伝素材や物販商品の代金、送料、講演料などを併せて計上させていただきます。請求書記載の金額をご確認の後、指定の期日までに指定口座にお振込みください。
※事前にお振込みいただいた保証金は上映会開催後に確定する上映素材貸出料金と相殺させていただきます。
物販の売れ残りを返送しましょう
委託販売でお預けしていた物販商品の残りを、送料主催者様負担にて1週間以内に返送してください。数量確認後、上映素材貸出料金と併せて販売分の代金を請求させていただきます。
お礼とご報告を忘れずに
上映会開催にあたってご協力いただいた個人様や団体の皆さまをはじめ、チラシやポスターを置いてくれた施設や店舗などにも上映会終了のお礼とご報告をしましょう。次の上映会の際にも協力してくださるかもしれません。また、スタッフ同士でアンケートの確認や、反省会を兼ねた打ち上げなどをしてねぎらいあいましょう。「次はもっとよくしたい!」という気持ちがきっと湧き上がってくるはずです!
いかがですか?「これならできそう!」という方がほとんどだと思います。実際これだけのポイントを押さえるだけで、自主上映会はどなたにでも開催できます。もし分からないことや困ったことがあったとしても、製作委員会の担当者がきめ細かいサポートをお約束いたします。「やってみよう!」という想いをぜひ実現させましょう!

申し込み方法や各種料金の詳細、キャンセル規定など、重要な他の項目についても「開催の詳細」にてご確認ください。皆さまからのお申し込みを心よりお待ちしております。
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